Reputace emailu označuje důvěryhodnost odesílatele emailu, kterou emailové služby vnímají na základě jeho chování při odesílání a kvality obsahu, mimo několika dalších faktorů. Každá emailová služba – včetně té, kterou používáte vy, a té, kterou používá váš příjemce – provádí tyto kontroly, aby zajistila, že zpráva není škodlivá a může být bezpečně doručena.
Pokud parametry reputace vaší zprávy nesplňují, můžete se setkat se zpožděním nebo problémy s doručením, například s tím, že emaily skončí ve složce nevyžádané pošty příjemce. Chcete-li to napravit, můžete použít opatření, která zlepší reputaci emailové domény, a to podle následujících kroků 👇
Krok 1 – Přidání emailových záznamů DNS
Kromě záznamů MX, které jsou pro fungování emailů naprosto nezbytné, existují další dva typy záznamů, které jsou pro doručitelnost emailů zásadní – záznamy SPF a DKIM:
- Záznam SPF (zkratka pro Sender Policy Framework) umožňuje vlastníkům domén určit, které emailové servery jsou oprávněny odesílat emaily jejich jménem.
- Záznam DKIM (zkratka pro DomainKeys Identified Mail) se používá k podepisování a ověřování pravosti emailů: zahrnuje přidání digitálního podpisu k odchozím emailům, který může emailový server příjemce ověřit.
Oba tyto záznamy jsou typu TXT a měly by být přidány do zóny DNS vaší domény. Hodnoty záznamů SPF a DKIM se liší například v závislosti na poskytovateli emailových služeb:
Krok 2 – Vylepšení předmětu emailu
Jednou z nejdůležitějších věcí, které ovlivňují doručitelnost emailů, je předmět zprávy. Dbejte na to, aby předměty byly relevantní pro vaše publikum a souvisely s obsahem zprávy.
Kromě toho byste se měli vyvarovat následujících věcí:
- Chybně napsaná slova
- Používání VŠECH VELKÝCH PÍSMEN
- Slova „Test“, „Check“ nebo podobná slova
- Fráze jako „Otevři to“, „Přečti si mě“, „Naléhavé“ nebo podobné
- Náhodná písmena nebo číslice, stejně jako používání speciálních znaků (jako %^>)
Další doporučení:
- Snažte se psát kratší předměty, ale používejte více než jedno slovo, např. nepište pouze „Ahoj“
- Nenechávejte předmět prázdný
- Odstraňte z odpovědí na zprávy text „Re:“
Tímto způsobem bude váš předmět pozitivněji přijat jak poštovními službami, tak příjemci.
Krok 3 – Vylepšení obsahu zprávy
Ve zprávě by jste měli mít obsaženo dostatek relevantního textu a vyvarovat se zasílání čistě obrázkových emailů.
Krok 4 – Přílohy
Vyvarujte se zasílání příloh v zaheslovaných archívech. Pokud zasíláte dokument používejte formát .pdf. Pokud zasíláte soubory kde jsou obsaženy makra (Word, Excel) tak může nastat problém při doručení.
Krok 5 – Správné nastavení data a času
Ujistěte se zda máte na zařízení ze kterého odesíláte email (PC, notebook, telefon) nastaveno aktuální datum a čas.
Krok 6 – Otestujte své zprávy
Po provedení předchozích kroků můžete pomocí jediného nástroje zkontrolovat emaily podle několika reputačních algoritmů. Jediné, co musíte udělat, je:
- Přejděte do aplikace Mail-Tester a získejte testovací adresu příjemce.
- Na testovací adresu odešlete ze svého emailového účtu zprávu se stejným předmětem a obsahem, jaký byste poslali kterémukoli z běžných příjemců.
- Vraťte se na stránku Mail Testeru a klikněte na možnost Zkontrolovat skóre.
- Přejděte dolů na stránku s výsledky a rozbalte jednotlivé části, abyste našli konkrétní doporučení pro zlepšení doručitelnosti.