Jak zkontrolovat zálohu e-mailů v souboru .pst

Záloha e-mailů z Outlooku se ukládá do datového souboru .pst. Pouhá existence souboru ale ještě neznamená, že záloha obsahuje všechny zprávy a že půjde otevřít. Před zrušením schránky, přechodem na nový počítač nebo změnou poskytovatele si proto zálohu zkontrolujte. Níže najdete čtyři úrovně kontroly – od nejrychlejší po nejdůkladnější.

Kde soubor .pst najdete

Pokud jste zálohu vytvořili exportem podle návodu Jak si zálohovat e-maily z IMAP schránky do počítače, je soubor v umístění, které jste při exportu zvolili. Výchozí složka Outlooku je Dokumenty → Soubory aplikace Outlook. Umístění všech datových souborů, které Outlook používá, zjistíte přes Soubor → Nastavení účtu → Nastavení účtu… → karta Datové soubory → Otevřít umístění souboru.

1. Rychlá kontrola souboru

1. Otevřete složku se zálohou v Průzkumníku a zkontrolujte velikost souboru. Prázdný datový soubor má zhruba 265 kB – pokud je záloha takto malá, export se nepovedl a neobsahuje žádné zprávy.
2. Porovnejte velikost se schránkou na serveru. Obsazenost schránky zjistíte ve webmailu na adrese webmail.datahost.cz nebo podle návodu Jak zjistit velikost poštovní schránky v klasickém Outlooku. Soubor .pst bývá o něco větší než schránka, výrazně menší soubor znamená, že chybí zprávy nebo složky.
3. Zkontrolujte datum změny souboru – zda jde skutečně o poslední zálohu, a ne o starší verzi.
4. Ověřte, že soubor leží i mimo počítač – na externím disku nebo v cloudovém úložišti. Záloha uložená jen na stejném disku jako Outlook vás před poruchou počítače neochrání.

2. Otevření zálohy v Outlooku

Nejspolehlivější kontrola je zálohu otevřít a projít. V klasickém Outlooku pro Windows:

1. Klikněte na Soubor → Otevřít a exportovat → Otevřít datový soubor aplikace Outlook.
2. Vyberte soubor .pst a potvrďte tlačítkem OK. Pokud je soubor chráněný heslem, Outlook si ho vyžádá.
3. V levém panelu se objeví nová položka (obvykle Datový soubor aplikace Outlook nebo název, který jste při exportu zadali). Rozbalte ji a projděte složky: Doručená pošta, Odeslaná pošta i vlastní složky.
4. Otevřete několik zpráv – nejstarší, nejnovější a některou s přílohou – a ověřte, že se zobrazí celý text i příloha.
5. Klikněte pravým tlačítkem na složku v záloze → Vlastnosti → Velikost složky. Zobrazí se velikost každé podsložky, kterou můžete porovnat se schránkou na serveru.
6. Po kontrole klikněte pravým tlačítkem na název zálohy v levém panelu a zvolte Zavřít „název souboru“. Soubor se tím ze zálohy neodstraní, Outlook ho jen přestane používat.

3. Porovnání se schránkou na serveru

Otevřená záloha vám ukáže, co obsahuje. Zda nic nechybí, zjistíte jen porovnáním se schránkou:

1. Ve webmailu na adrese webmail.datahost.cz klikněte na složku – počet zpráv je uvedený v záhlaví seznamu.
2. V Outlooku klikněte na stejnou složku v záloze. Počet zpráv zobrazuje stavový řádek dole (Položky: …).
3. Porovnejte alespoň Doručenou poštu, Odeslanou poštu a vlastní složky, do kterých si zprávy třídíte. Počty se mohou lišit o několik zpráv (např. o zprávy přijaté po exportu), velký rozdíl ale znamená neúplnou zálohu.

Nejčastější příčiny neúplné zálohy:

• Export bez podsložek – při exportu nebyla zaškrtnuta volba Včetně podsložek. Export zopakujte.
• Outlook nemá stažené všechny zprávy – v nastavení IMAP účtu je omezeno, jak staré zprávy se mají uchovávat v počítači. Otevřete Soubor → Nastavení účtu → Nastavení účtu…, poklepejte na účet a posuvník Pošta k uchování offline přesuňte na Vše. Počkejte, až Outlook stáhne celou schránku (u větších schránek i hodiny), a teprve potom export zopakujte.
• Složky nejsou přihlášené k odběru – Outlook je vůbec nezobrazuje, a tedy ani nezálohuje. Postup najdete v návodu Jak přidat a spravovat složky ve Webmail.

4. Kontrola poškození nástrojem ScanPST

Součástí Outlooku pro Windows je Nástroj pro opravu doručené pošty (SCANPST.EXE). Ověří vnitřní strukturu souboru .pst a případné chyby opraví. Hodí se, když se záloha nedá otevřít, Outlook při jejím otevření padá nebo chcete mít jistotu před dlouhodobou archivací.

1. Zavřete Outlook.
2. V Průzkumníku otevřete složku s nástrojem. Umístění závisí na verzi Outlooku:
   • Microsoft 365, Outlook 2016 až 2024: C:\Program Files\Microsoft Office\root\Office16\ (nebo C:\Program Files (x86)\… u 32bitové verze)
   • Outlook 2013: C:\Program Files\Microsoft Office\Office15\
   • Outlook 2010: C:\Program Files\Microsoft Office\Office14\
   Pokud soubor nenajdete, vyhledejte SCANPST.EXE v Průzkumníku na disku C:.
3. Spusťte SCANPST.EXE, klikněte na Procházet a vyberte soubor .pst.
4. Klikněte na Start. Kontrola trvá podle velikosti souboru od několika sekund po desítky minut.
5. Pokud nástroj nenajde chyby, záloha je v pořádku. Pokud chyby najde, ponechte zaškrtnutou volbu Před opravou vytvořit zálohu prohledaného souboru a klikněte na Opravit.
6. Kontrolu po opravě spusťte znovu. U více poškozených souborů je někdy potřeba opravu zopakovat dvakrát až třikrát, dokud nástroj nehlásí žádné chyby.

Nový Outlook a Outlook pro Mac

• Nový Outlook pro Windows umí soubor .pst pouze importovat do existující schránky, neotevře ho jako samostatnou složku. Pro kontrolu zálohy použijte klasický Outlook (v pravém horním rohu vypněte přepínač Nový Outlook), nebo zálohu importujte do testovací schránky.
• Outlook pro Mac soubor .pst importuje přes Soubor → Importovat → Soubor archivu Outlooku pro Windows (.pst). Zprávy se uloží do sekce V mém počítači, kde je můžete projít a zkontrolovat.
• Thunderbird a Apple Mail soubor .pst neotevřou. Pokud Outlook nemáte, požádejte o kontrolu někoho, kdo ho má, nebo zálohu příště vytvořte ve formátu MBOX či EML (viz Jak si zálohovat e-maily z IMAP schránky do počítače).

Nejčastější chyby a hlášky

• „Soubor je používán jiným procesem“ – soubor má otevřený Outlook nebo jeho proces běží na pozadí. Zavřete Outlook, počkejte minutu a zkuste to znovu, případně restartujte počítač.
• „Soubor není datový soubor aplikace Outlook“ nebo „Soubor .pst nelze otevřít“ – soubor je poškozený nebo se při kopírování nepřenesl celý. Zkuste ScanPST, a pokud nepomůže, zkopírujte soubor znovu z původního místa nebo export zopakujte.
• „Soubor dosáhl maximální velikosti“ – datový soubor Outlooku má limit 50 GB (starší formát z Outlooku 2002 a nižších jen 2 GB). Větší schránky zálohujte po částech, např. zvlášť pro každý rok.
• Chybí Odeslaná pošta nebo vlastní složky – viz část 3 výše.
• Zapomenuté heslo k souboru .pst – bez hesla soubor neotevřete a Datahost ho nedokáže odstranit. Při příštím exportu heslo nezadávejte; soubor uložte na zabezpečené místo.

Obnovení zálohy do schránky

Pokud potřebujete zprávy ze zálohy vrátit na server (např. do nové schránky po přechodu k Datahostu), importujte je:

1. V klasickém Outlooku klikněte na Soubor → Otevřít a exportovat → Import nebo export.
2. Zvolte Importovat z jiného programu nebo souboru → Datový soubor aplikace Outlook (.pst).
3. Vyberte soubor a volbu Neimportovat duplicitní položky.
4. Jako cíl vyberte svůj IMAP účet u Datahostu a zaškrtněte Včetně podsložek. Outlook zprávy nahraje na server; u větších záloh to může trvat i několik hodin.

Související návody

• Jak si zálohovat e-maily z IMAP schránky do počítače
• Jak zjistit velikost poštovní schránky v klasickém Outlooku
• Jak nastavit email v aplikaci Outlook
• Jak nastavit e-mail v novém Outlooku (Windows 11) a v Outlooku pro Mac
• Jak obnovit smazané emaily